梼昧クリープ

工学系大学院女のあれこれ

投稿論文のリバイス締め切りを送らせてもらうメール

お久しぶりです、あすだです。

タイトルの通りですが、投稿した論文のリバイス日を、遅らせていただきました…(事情は別記事で!)

 

今日はその時のメールをざっくりテンプレートとして残しておきたいと思います…

(ほとんど自分が見返すためです…)

英語でメール書くのって、本当に大変ですね…

 

 

●メールを書くポイント

①宛先は編集者(Asossiate Editor)とジャーナル事務局

ジャーナル事務局は送らなくてもいいのかもしれませんが、念のため送りました。

編集者は業界人のこともあるようです。(そういうことが多いのかな?経験が浅くて…)

今回は相手の肩書きがわかったのでDear Dr.〇〇, △△△ Journal Editorial Officeとしました。

 

②ビジネスメールの基本に沿って書く

メールタイトル、冒頭と締めの言葉は調べればすぐ出てきました。

タイトル…これは悩みましたが、受け取り手が見て、すぐにメールのテーマがわかる様に、リファラーの意見がまとまったメールの返信として書きました。

投稿論文に振られるID番号とかも入ってますから、すぐ伝わるかと思います。

 

③話の順序

一番悩んだのはこれです。

端的に遅らせてくれ、っていうのは気がひける…とか思いましたが、英語のメールは要件を先に述べるのが大事だそうですね。

なので順序として、 

遅らせてください → 遅れる理由、謝罪 → 延期日はこの日がいいです 

という流れにしました。

 

④送らせてもらう日数

よくて2週間ときいていましたので、2週間先の日にちを指定しました。

 (結果的には、3週間も延ばしていただけた!やったー!)

 

 

そして、できたのがこんな感じです。

ちなみに、細かい部分は省略してます。流れだけです。

 

ーーーーー

Dear Mr. 〇〇 and △△△ Journal Editorial Office:

 

I am なまえ from △△ University, JAPAN.
Thank you for managing the review process of our manuscript.

 

I'm writing to ask you a favor to reschedule the deadline date of revision.
(元の日程) is due date for submission. But unfortunately, I cannot meet a deadline.

I am sorry for my late work. 

 

So could you extend the deadline? I will finish the revision by (提案する日程).

Please consider the extension of the deadline. (I would appreciate your cooperation. )

 

Sincerely Yours, (Regards,)

署名

 

ーーーーー

これ、書くのに1時間くらいかかった…

使えたら参考にどうぞ。

今後もこういうことあったら、使おう…